Baza klientów to Twój najcenniejszy zasób, a zwykle leży rozsypana po Excelach, mailach i karteczkach. Zakładka „Klienci” w Bookkido zbiera rodziców i ich dzieci w jednym miejscu, łączy ich z ofertami i automatyzuje przypomnienia o płatnościach. Poniżej znajdziesz, jak zaimportować bazę, dodać pojedynczego klienta i jak liczone jest success fee.

Jak zaimportować bazę z pliku

W zakładce „Klienci” klikasz „Import bazy klientów” i idziesz po kolei:

• Pobierz „Przykładowy plik XLSX” – wzór z układem kolumn oczekiwanym przez system (imię i nazwisko rodzica, email rodzica, imię i nazwisko dziecka)
• Uzupełnij wzór swoimi danymi – zachowaj kolejność kolumn
• Wgraj plik – przeciągnij go w wyznaczone pole albo kliknij „Dodaj plik XLSX”

System sprawdza zawartość i pokazuje, ile pozycji się wczytało oraz czy są błędy. Gdy liczba zgadza się z Twoją listą, zatwierdzasz import. Masz dane w kilku plikach? Scal je najpierw w jeden arkusz w układzie wzoru – jeden poprawny import jest czystszy niż kilka cząstkowych.

To też porządek od strony RODO. Zamiast danych rodziców i dzieci rozsypanych po Excelach, mailach i karteczkach na biurku, wszystko ląduje w jednym, zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp masz tylko Ty. Bookkido przechowuje je na chronionej infrastrukturze i przetwarza w Twoim imieniu, więc wrażliwe dane przestają krążyć tam, gdzie nie powinny.

Jak dodać pojedynczego klienta

Poza importem nowego rodzica dodajesz przyciskiem „Dodaj klienta”:

• Dane rodzica – imię i nazwisko, email, telefon
• Dane dziecka – imię, nazwisko, data urodzenia
• Kolejne dzieci – przyciskiem „Dodaj podopiecznego” na karcie klienta

Datę urodzenia warto wpisać, bo ułatwia przypisanie dziecka do oferty z właściwym przedziałem wiekowym.

Co po imporcie: gdzie trafiają klienci i co możesz z nimi zrobić

Po zatwierdzeniu importu cała baza ląduje w zakładce „Klienci”. Stąd prowadzisz codzienną pracę:

• Znajdziesz każdego w sekundę – wpisując nazwisko w pole „Szukaj klientów”, bez przewijania całej listy
• Poprawisz dane jednym kliknięciem – przyciskiem „Edytuj” przy wybranym wierszu
• Odezwiesz się do rodzica – przyciskiem „Wiadomość”, bez szukania adresu w mailach
• Zawęzisz listę do tego, co Cię interesuje – przyciskiem „Filtruj”, np. żeby zobaczyć, kto ma nieopłacone zajęcia

Klikasz w rodzica i wchodzisz w jego kartę, czyli komplet informacji o nim w jednym miejscu:

• Dane kontaktowe – telefon, e-mail, rachunek do zwrotów
• Status rodzica – liczba transakcji i „Kanał pozyskania”, czyli skąd do Ciebie trafił
• Zgody marketingowe – na kontakt elektroniczny, telefoniczny i na wizerunek, więc wiesz, do kogo wolno Ci napisać z ofertą
• Notatka – miejsce na Twoje własne uwagi o kliencie
• Dane podopiecznych – profil każdego dziecka: wiek, zainteresowania, dieta, alergie, choroby. Kolejne dzieci dopinasz przyciskiem „Dodaj podopiecznego”

Success fee: kiedy jest naliczane

Bookkido pobiera success fee, czyli jednorazową opłatę, wyłącznie za klientów pozyskanych przez platformę.

Nowy klient to osoba, której nie było w Twojej bazie w momencie zakupu na Bookkido.

Bez prowizji rozliczane są dwie grupy:

• Klienci zaimportowani – każdy rodzic wgrany do bazy, zanim zaczął kupować przez platformę
• Klienci z Twojego bezpośredniego linku – rodziny, które weszły na ofertę przez link do Twojego profilu na Bookkido, np. z Twojej strony, Instagrama czy Facebooka

Success fee naliczane jest tylko wtedy, gdy rodzic trafił do Ciebie, przeglądając samo Bookkido. Dlatego zaimportuj całą bazę, zanim zaczniesz sprzedawać – każdy rodzic wgrany wcześniej jest zaksięgowany jako Twój

FAQ

Czy zapłacę prowizję od moich starych klientów?

Nie. Success fee dotyczy wyłącznie nowych klientów, czyli osób, których nie było w Twojej bazie w momencie zakupu na Bookkido. Klientów wniesionych samodzielnie rozliczamy bez prowizji.

Kogo system traktuje jako nowego klienta?

Osobę, której nie było w Twojej bazie w chwili zakupu na platformie. Dlatego warto zaimportować dotychczasową bazę przed rozpoczęciem sprzedaży.

W jakim formacie zaimportować bazę?

W pliku XLSX zgodnym ze wzorem. Pobierasz „Przykładowy plik XLSX”, uzupełniasz go danymi (imię i nazwisko rodzica, email rodzica, imię i nazwisko dziecka) w tej samej kolejności kolumn i wgrywasz.

Czy mogę sprawdzić listę dzieci na telefonie?

Tak. Panel działa również mobilnie, więc skład grupy sprawdzisz z telefonu przed zajęciami.

Czy mogę przypisać kilkoro dzieci do jednego rodzica?

Tak, przyciskiem „Dodaj podopiecznego” na karcie klienta. Rodzeństwo jest wtedy zebrane pod jednym kontem.