Informowanie rodziców o zajęciach zwykle rozjeżdża się po SMS-ach, mailach, prywatnym telefonie i grupach na komunikatorach, przez co łatwo o lukę i trudno odtworzyć, kto, kiedy i o co pytał. Zakładka „Komunikacja” w Bookkido skupia te rozmowy w jednym czacie powiązanym z ofertami i klientami. Poniżej pokazujemy, jak działają dwa tryby pracy i kiedy używać którego.

Dwa tryby: grupy i konwersacje

• Grupy – komunikacja zbiorowa z rodzicami zapisanymi na daną ofertę. Przy każdej grupie widzisz, czego dotyczy i ilu ma członków.
• Konwersacje – rozmowy jeden na jeden z konkretnym rodzicem.

W obu trybach masz wyszukiwarkę, więc nawet przy dużej bazie szybko odnajdziesz wątek.

Masowa wiadomość do grupy

To najczęstsza potrzeba: jedna informacja do wszystkich uczestników zajęć. Wybierasz grupę powiązaną z ofertą, otwierasz formularz wysyłki i ustawiasz:

• Typ – Email albo SMS
• Tytuł – temat wiadomości
• Treść – komunikat do 1000 znaków przy Emailu; SMS mieści do 160 znaków

Nad przyciskiem „Wyślij” widzisz, do ilu osób trafi wiadomość. Jeden komunikat, np. o przeniesieniu zajęć do innej sali albo o odwołaniu z powodu choroby prowadzącego, zastępuje kilkanaście osobnych wiadomości i nikogo nie pomijasz.

Kiedy pisać indywidualnie

Konwersacja jeden na jeden sprawdza się przy sprawach jednego dziecka: nieobecność, kwestia zdrowotna, ustalenie płatności, rozmowa o postępach. Spraw prywatnych nie wrzucasz na grupę, a komunikatów organizacyjnych nie powielasz w dziesiątkach pojedynczych wiadomości.

Dlaczego warto trzymać rozmowy w jednym miejscu

Rozmowy są powiązane z ofertami i klientami, więc zostają w systemie, a nie w prywatnym telefonie. Z karty klienta jednym kliknięciem otworzysz okno nowej wiadomości do rodzica, a w razie nieporozumienia co do terminu czy płatności masz ustalenia w jednym miejscu – co przydaje się zwłaszcza przy pracy z zespołem prowadzących.

FAQ

Jak wysłać jedną wiadomość do wszystkich rodziców z zajęć?

W zakładce „Grupy” wybierasz grupę powiązaną z ofertą i wysyłasz komunikat. Trafia on do wszystkich członków grupy naraz.

Jak powiadomić rodziców o odwołaniu zajęć?

Najszybciej wiadomością do grupy danej oferty. Jeden komunikat dociera do wszystkich zapisanych rodzin.

Czym różni się grupa od konwersacji?

Grupa służy do komunikacji zbiorowej z rodzicami z danej oferty, konwersacja do rozmowy jeden na jeden z konkretnym rodzicem.

Czy historia rozmów jest zapisywana?

Tak. Czat jest powiązany z ofertami i klientami, więc rozmowy zostają w panelu i są dostępne przy karcie rodziny.