Sprawny system zapisów na zajęcia dla dzieci zaczyna się od dobrze zbudowanej oferty, bo to ją widzi rodzic, zanim cokolwiek opłaci. W Bookkido tworzysz ją raz, a system przenosi resztę tam, gdzie trzeba: na profil, do katalogu ofert i do kalendarza. W tej instrukcji przechodzimy przez cały proces, od kliknięcia „Dodaj ofertę” po zapełnioną grupę, z naciskiem na trzy rzeczy, które realnie decydują o sprzedaży: opis językiem korzyści, dobrze ustawione warianty oraz cykliczność i limity miejsc.

Zanim dodasz ofertę: ułóż zasoby

Tworzenie oferty idzie szybciej, gdy w „Zasobach” masz już prowadzących i lokalizacje. Przy wariancie przypisujesz prowadzącego i wskazujesz salę, więc jeśli są dodane wcześniej, wybierasz je z listy zamiast przerywać pracę. Szczegóły w artykule o zasobach.

Krok 1: Wybierz rodzaj zajęć

Klikasz „Dodaj ofertę” (przycisk znajdziesz w zakładce „Oferty” oraz w „Kalendarz / Grafik”) i wybierasz rodzaj:

  • Zajęcia jednorazowe – pojedyncze spotkanie albo warsztat
  • Zajęcia cykliczne – cotygodniowy semestr czy kurs
  • Półkolonie – turnusy dzienne
  • Kolonie – wyjazdy z noclegiem

Od wyboru zależy dalszy kształt formularza – inaczej opisuje się cotygodniowy semestr, a inaczej pięciodniowy turnus. Jeśli prowadzisz różne formy, tworzysz osobne oferty, każdą w swoim trybie.

Krok 2: Opisz ofertę językiem korzyści

Nadajesz ofercie nazwę, wybierasz kategorię i wypełniasz opisy. To część, którą widzi rodzic, więc sposób pisania ma bezpośrednie przełożenie na liczbę zapisów.

Co wypełniasz:

  • Nazwa (do 80 znaków) – konkretna, nie ogólna
  • Kategoria – żeby rodzic znalazł Cię we właściwym miejscu
  • Skrócony opis (do 200 znaków) – nagłówek na liście ofert; upakuj w nim konkrety i korzyści
  • Pełny opis (do 1000 znaków) – rozwijasz szczegóły: jak wyglądają zajęcia, jakie efekty widać po semestrze, co rodzic dostaje poza samą lekcją
  • Efekty zajęć i Dodatkowe atrakcje – osobne pola, które odpowiadają na ciche pytanie rodzica „czy warto?”
  • Zdjęcia – do dwunastu plików (maks. 10 MB na plik)
  • Dokumenty – odhaczasz te, które obowiązują przy tej ofercie

Najczęstszy błąd to opisy ogólne, które nic nie mówią. „Trening piłkarski” nie odpowiada na żadne z pytań, które zadaje sobie rodzic. „Treningi piłkarskie dla dzieci 6–9 lat z elementami ogólnorozwojowymi” niesie konkret: dla kogo, w jakim wieku i co dziecko z tego wyniesie. Ta sama zasada działa w każdej kategorii, zamiast „zajęcia plastyczne” napisz „warsztaty plastyczne dla przedszkolaków, które rozwijają motorykę małą i kreatywność”.

Krok 3: Dodaj wariant i ustaw limit miejsc

Bez przynajmniej jednego wariantu nie opublikujesz oferty, bo to wariant mówi, kiedy, dla kogo i za ile odbywają się zajęcia. Klikasz „Dodaj wariant” i ustawiasz:

  • Nazwa – żeby odróżnić wariant od pozostałych
  • Tryb – grupowy lub indywidualny
  • Lokalizacja – stacjonarnie lub online
  • Przedział wiekowy – dla kogo są zajęcia
  • Liczba uczestników – Twój limit miejsc na grupę
  • Poziom zaawansowania
  • Cena i opłata wpisowa
  • Metody płatności
  • Język
  • Prowadzący – wybierasz z „Zasobów” (możesz też dodać go na bieżąco podczas tworzenia oferty – zostanie zsynchronizowany z sekcją „Zasoby”)

Pole „Liczba uczestników” to Twój limit miejsc na grupę. Ustaw je realnie, bo to ono decyduje, kiedy w kalendarzu grupa domknie się na czerwono, i pilnuje, żebyś nie zapisał więcej dzieci, niż obsłużysz.

Najważniejsza zaleta wariantów ujawnia się przy wielu grupach. Jedna oferta może mieć ich kilka, a każdy ma własny limit miejsc, własną cenę, własną lokalizację i własnego prowadzącego. Przykład:

  • Prowadzisz „Balet dla dzieci” we wtorki na Mokotowie i w czwartki na Woli
  • Różne instruktorki, różne ceny
  • Robisz to jako dwa warianty jednej oferty

Rodzic widzi jedną ofertę i wybiera wariant pasujący do jego dziecka, a Ty zarządzasz każdą grupą osobno.

Krok 4: Ustaw cykliczność w grafiku wariantu

Na dole wariantu, w sekcji „Grafik”, układasz harmonogram i to tutaj definiujesz, jak często zajęcia się powtarzają. Zanim zaczniesz klikać, kilka pojęć, żeby wszystko było jasne:

  • Termin – pojedyncze spotkanie o konkretnej godzinie. Jego długość ustawiasz sam w polu „Długość zajęć” (np. 60 minut). To z tych terminów składa się cały Twój grafik.
  • Przerwy między zajęciami – odstęp, który system zostawia po jednych zajęciach, zanim zacznie kolejne (np. 5 minut). Przydaje się, gdy potrzebujesz czasu na ogarnięcie sali albo zmianę grupy.
  • Godziny pracy – przedział, w którym danego dnia mają się odbywać zajęcia (np. 17:00–20:00). System wypełni go terminami o ustawionej długości, rozdzielonymi przerwami.
    Czyli zakres 17:00–20:00 przy zajęciach 60 min i przerwie 0 min da Ci trzy terminy: 17:00, 18:00 i 19:00.

Jak to ustawiasz w praktyce:

  • Czas trwania wariantu – w polach „Rozpoczęcie” i „Zakończenie” ustawiasz, od kiedy do kiedy obowiązuje grafik (np. cały rok szkolny, wrzesień–czerwiec)
  • Długość zajęć i przerwy między zajęciami – ile trwa jedno spotkanie i ile czasu zostaje po nim
  • Dni – w tabeli włączasz suwakiem te dni tygodnia, w których zajęcia się odbywają
  • Godziny pracy – dla każdego włączonego dnia dodajesz przedział przyciskiem „Dodaj kolejne godziny pracy”
  • Cykliczność – przy każdym dniu wybierasz z listy, jak często ma się powtarzać:
    • Co tydzień – domyślny układ, te same dni i godziny tydzień w tydzień
    • Powtarzaj każdego… – własny interwał; włączasz suwak i wybierasz liczbę (np. co 7 dni), gdy zajęcia mają wracać rzadziej niż raz na tydzień

Przykład: chcesz prowadzić zajęcia w każdy wtorek o 17:00 przez cały rok szkolny. Ustawiasz czas trwania wariantu od września do czerwca, długość zajęć, włączasz suwak przy wtorku, w „Godzinach pracy” dodajesz przedział od 17:00, a w „Cykliczności” zostawiasz „Co tydzień”. System rozpisuje wszystkie wtorkowe terminy za Ciebie i wrzuca je do kalendarza – nie wpisujesz każdej daty osobno.

Krok 5: Szkic czy publikacja

Nie musisz publikować oferty od razu. Jeśli czegoś jeszcze brakuje, zapisz ją jako szkic – rodzice go nie zobaczą, a Ty wrócisz do niej, kiedy będziesz gotowy. Gdy wszystko gra, klikasz „Publikuj” i oferta od razu trafia na Twój profil oraz na platformę, gotowa na pierwsze zapisy.

Od tej chwili każdą ofertą zarządzasz z poziomu listy – wszystkie skróty masz pod ręką:

  • Edytuj ofertę – poprawiasz szczegóły, kiedy tylko coś się zmieni
  • Duplikuj – tworzysz bliźniaczą grupę w kilka sekund, zamiast wypełniać formularz od nowa
  • Usuń ofertę – kasujesz to, co nieaktualne
  • Dodaj klienta – przy wybranym wariancie dodajesz dziecko ręcznie, np. gdy rodzic zapisał się u Ciebie poza systemem
  • Wiadomość – piszesz do wszystkich zapisanych rodziców z jednego miejsca

FAQ

Jak ustawić zajęcia powtarzające się co tydzień?

W grafiku wariantu ustaw zakres dat w „Czasie trwania wariantu”, włącz suwakiem odpowiedni dzień tygodnia i wpisz godzinę w „Godzinach pracy”. Upewnij się, że w kolumnie „Cykliczność” przy tym dniu wybrana jest opcja „Co tydzień” (to ustawienie domyślne). System rozpisze wtedy wszystkie cotygodniowe terminy w zadanym zakresie i doda je do kalendarza.

Gdzie ustawię limit miejsc w grupie?

W wariancie, w polu „Liczba uczestników”.

Czy jedna oferta może mieć różne ceny i lokalizacje?

Tak. Tworzysz kilka wariantów jednej oferty, a każdy ma własną cenę, lokalizację, limit miejsc i prowadzącego.

Jak napisać opis, który sprzedaje?

Konkretnie i pod rodzica. Zamiast „trening piłkarski” napisz, dla kogo są zajęcia, w jakim wieku i co dziecko zyskuje, np. „treningi piłkarskie dla dzieci 6–9 lat z elementami ogólnorozwojowymi”.

Czy muszę dodać wariant, żeby opublikować ofertę?

Tak. Oferta bez wariantu nie da się opublikować, bo to wariant określa termin, grupę wiekową, cenę i grafik.

Wystaw ofertę i pokaż ją rodzicom

Cennik to osobna decyzja, którą rozbieramy w artykule o cenach zajęć dla dzieci. Gdy oferta jest gotowa, pokaż ją rodzicom szukającym zajęć w Twojej okolicy i wystaw ją w marketplace Bookkido: https://bookkido.com/pl/b2b

Instrukcje korzystania z panelu